Un salon professionnel se joue rarement sur le trajet aller. Il se joue sur la journée entière, celle où l’on sort d’un hall, où l’on remonte sur le stand, où l’on emmène un client déjeuner et où l’on repasse à l’hôtel se changer.
À Villepinte comme à la Porte de Versailles, les distances sont courtes mais tout est encombré. Les accès sont filtrés, les parkings se remplissent avant l’ouverture des portes, et une voiture laissée quelque part le matin devient un problème à seize heures.
Une journée de salon ressemble rarement à un aller simple
Le matin vous arrivez avec de la documentation, parfois du matériel, souvent une valise si vous enchaînez avec un train le soir. À midi vous partez déjeuner à l’extérieur avec un prospect. En début d’après-midi quelqu’un doit filer à une conférence dans un autre bâtiment. Et en fin de journée, il faut ramener tout le monde, plus ce qui reste du stand.
Réserver quatre courses séparées pour tout ça fonctionne mal. Entre deux, la voiture n’est plus là, vos affaires non plus, et vous repartez de zéro à chaque fois. C’est exactement la situation où la mise à disposition prend le dessus : le même chauffeur, le même véhicule, toute la journée.
Vos affaires restent à bord entre deux allers-retours. Le chauffeur se replace pendant que vous êtes à l’intérieur, et il est là quand vous ressortez.
Ce qu’on prépare avant
- Le hall et la porte d’accès du salon, qui ne sont pas les mêmes selon l’exposant.
- Le nombre de passagers et le volume à transporter, documentation et matériel compris.
- Les horaires approximatifs des sorties, pour que le chauffeur se positionne au bon endroit.
- Le point de dépose du soir, gare ou hôtel, qui conditionne le dernier trajet.
- Le véhicule, berline ou van selon ce qu’il y a à charger. Nos berlines et vans ne répondent pas aux mêmes besoins.
Quand le stand est tenu à plusieurs
C’est là que l’organisation rapporte le plus. Avec un véhicule à disposition, les équipes se relaient sans que personne n’abandonne son poste pendant deux heures pour un aller-retour. Celui qui part déjeuner revient, celui qui doit passer au bureau y va et remonte, et le stand reste tenu.
Pour les salons qui s’inscrivent dans un événement plus large, avec des invités à accueillir et des soirées à organiser, on bascule souvent sur une organisation complète de transport de séminaire, avec un interlocuteur unique et un planning arrêté à l’avance.
Dites-nous les dates, le nombre de personnes et ce qu’il y a à transporter. On cale le reste.
